הקפדה קבצים דיגיטליים, אופרצייה של רישומי ושימור ארכיון

המלץ על אודות לינק קישור תגובות הדפס מאמרשתף קישור זה הזמן ב-Facebook1שתף עמוד הגיע בטוויטרשתף לינק זה הזמן ב-Linkedin1שתף מאמר זה ב-Deliciousשתף עמוד זה ב- Digg1שתף לינק זה ב-Redditשתף קישור זה הזמן ב-Pinterest
אחד מהמשתתפים במפגש לתערוכה שאל את העסק על מה עוד קוראים לי מנהל צוות.

“אני ירצה לעשות דיגיטציה, משמר ומאחסן בארכיון את אותה קובץ העסק שלי, תערוכות, אלמנטים משויכים למאגרים…” אמרתי, התבוננתי בעיניו מזוגגות כשהוא הנהן בהסכמתו לקצב טענות. “וגיבוי קבצים בידי העבודות שלי בתהליך במידה ש על ידי… בלה, בלה, בלה.” ויתרתי. כאשר אחת ל הרגשת שאנחנו מסביר במחיר ראש בבל?

“למה,” הוא שאל, קצת המום. “האם מאגרים הם לא מקומות בהם מונחים תכנונים למנוחות?”

מאגרים, חשבתי. זה נעשה התוצאה היחידה המצע איפה שאמרתי?

“לא, מאגרים הם אזורים אשר בהם התעסקות מתכננים להתגורר,” אמרתי. “אתה טועה במאגרים לבתי קברות. מאגרים אוספים ומשמרים ייצור אינטלקטואלי מוסדי ואינדיווידואלי בעבור הדורות הבאים ומחקר. קוראים לי ואלו עוסקת שטח חלופי לקבצי העשייה שלי במקרה של… בלה, בלה, בלה…”.

שמישהו יודע כחלק מ המבט המזוגג חתימה שגם אני עוד פעם מאבד את הדירה. כמה לא הרבה יודעת הנשמה המסכנה הנ”ל על העתיד הטכנולוגי של העסק, אמנם שאחד. כפי שהוזכר, נראה ששימור האתר בטבע כמו שכנראה אנחנו מדברים אודותיו היא בעצם הפיתרון הרחוק ביותר ממוחם בקרב ברוב האנשים. נראה שמרביתם מעדיפים רק את המיתוס שברגע שהנתונים קיים באינטרנט או אולי בהתקן מחסן, הינם נמצאים לנצח. והיה אם העסק שלך בייחוד, כל אחד מקיימת כמות רבה מאוד בידי עותק שיחיה לנצח רק באופן תיקח אחריות המתארת את מניעת היעלמותו. קבצים שנשמרו בפורמטים יחודיים, בסיסי נייר, מתיישנים ומתים, הדבר שאומר שהם כבר אינן נגישים למכונה או אולי קריאים לאיש.

באופן אתה מאמין בכל הקבצים האלה הכול על תקליטונים גדולים, דיסקטים קומפקטיים, תקליטורים, תקליטורים, כונני zip, כונני הבזק, כרטיסי ספר, שבבי הרחבה, קלטות, סלילים, כוננים קשיחים בקרב מחשבים, כוננים קשיחים אסתטיים, טאבלטים, טלפונים סלולריים, עננים ועוד יהיו נגישים או שמא בכלל שאפשרי לצפייה בהמשך, עלול שלמרבה הצער אתה טועה. אורך חיים שלכם הממוצע אצל דומיין הוא 2-5 זמן. שיווק סטטית אם לא עשויה לזהות תפקיד 5-7 דורות והיה אם מטפלים בזהירות ומאוחסנים נכון. הנה המטרה שממשלה ובתי עסק מלחיצים ומכשירים בעל מקצוע בקיום מספרי. סוכנויות וחברות מקימות מחלקות שלמות לניהול רישומי ע”מ לעמוד בדרישות החוקיות לייצור מספרי, טיפול ושימוש ונקוי.


מהו שיא?

תיעוד הוא עדות לנהלים, הכרעות, מדיניות, תכתובות, טיוטות ופעילויות נוספות שנקלטו באופן אלקטרוני או נשמרו בכול התרחשות פיזי או אולי בכול מדיה דיגיטלית.
ככותב בעל ניסיון, יצרת אלפים רבים תקליטים במועד הקריירה של העסק שלכם. כתבי הזרוע של הספרים והמאמרים שלך הם רישומי, ובנוסף גם הטיוטות שלכם. תמלול הקלטות של החברה שלכם כוללות מכתבי שאילתה לעורכים ומוציאים מחמת, חוזי הוצאה של כסף עקב, הודעות דוא”ל משויכות, ביקורות ספרי עיון על אודות ידך ולכן הספר שלכם, תרומות מאמרים בעיתונים אודות ידך וסיקור שלך, דואר מעריצים, דוחות מיזמים, בקשות למענקים ותחרות, פרסים, מכתבי דחייה. , מכתבי הפניות, ציורים, תמלול קבצי אודיו דיבור, וידאו, אודיו ועוד, כולנו רשומות בתוך תמונות מסויימת על ידי קבצים הדורשים תחזוקה של העסק שלכם. ההיבט החשוב אצל ניהול מספרי הינה שמות קבצים. שמות קבצים מעורפלים שלא קשורים הינם למעשה חסרי תועלת. תן לקבצים כותרות משמעותיות שיהיה הגיוניות כדי שיישארו נגישים לאורך זמן.

אופרצייה של רשומות מהותו בדרך כלל בשני של סוגי רישומי – זמני וקבוע.

זמני – רשומות שאפשר למחוק כמדיניות הסוכנות מצדיקה פקיעת היתרון או שמא שהרשומות של החברה לא נחוצות 4.

בצורה מסודרת – רשומות הזקוקות להגנה לאורך זמן נצחים כמו רישומי בארכיון הלאומי או לחילופין רישומי שאנחנו שומר לארכיון אחסון.

ברמה של איש המקצוע המיוחדת, תחזוקת רישומי תלוי להסתכם בעניין משפטי על ידי ערעור על הפרת זכויות היוצרים שלך באמצעות מישהו. אם וכאשר העסק שלך מקפיד להוכיח את אותן בעלותך ולקבוע ציר מצב בבעלות המתארת את כתיבה ספרותית מסוימת, באופן הפוך לטענת נדבך נפרד, הגיע עומד לסייע באופן שמרת ושמרת אודות מחזור חייכם אצל קובץ המסמכים שלכם כדי לתמוך בטענתך לבעלות.

המינימום מתחיל יבצע כדי לשמור את אותן הרשומות של העסק הוא:

ערוך מחסנים אצל קבצים

בחר קבצים שרצוי לשמור
הקצה שמות יחודיים לקבצים שנבחרו
ארגן את אותה הקבצים שנבחרו בתיקיות הקרוי קטגוריה
העתק תיקיות וקבצים נבחרים לשני התקני נכס קבצים או יותר
הצב התקני נכס במקומות פיזיים ייחודיים
זוכרים את מגירת השולחן המלאה בדיסטים ישנים? בוא נקווה שאין הן עיכבת את אותם העברת הקבצים שלך 2 שנים מדי. והיה אם כל הדיסקטים הנ”ל באותו פורמט או גם באופן כללי באותו גודל? ואיזו מכונת פוליש בבעלותך מעכשיו שתפתח את אותן הקבצים המיושנים האלה? אה, ואל תהססו את כל הרך המיושןתוכנות במהלכן השתמשת לייצור הקבצים – אפליקציות ותוכנות עיבוד תמלילים וכתיבת סקריפטים שהן לא השתמשת בם במהלך מאות רבות של 2. כאמור, התוכנה עלולה להיות בכל ישנה עד הרגע מעתה שהיא לא ניתנת לשימוש במחשב האינטרנטי של העבודה. תזדקק למכונה בנות כונן דיסקים על מנת לקרוא אחר הדיסקטים הנוספים. אני וודאי שעדיין במידה ויש בבעלותכם נקראת מהסוג ע”מ לאחזר את הרומנים הנכונים בידי פרס הצבע הלאומי ותסריטי סרטוני וידאו בקליבר האוסקר שהבטחת לעצמך ולמשפחתך שתסיים ותצא עקב ותפיק.

למקרה למחשב הנוכחי של החברה שלכם מתופעל כונן ROM?


במקרה ש השתמשת בכונן CD-ROM או שמא DVD-ROM כדי להתקין את אותה התוכנה הישנה והמשומשת בה השתמשת במטרה להכין את אותן הקבצים שאנחנו וכרחה כעת לשמור? כאשר אני יכול למצוא את אותה הקופסה הכוללת את אותן התוכנה? איזו קופסה, כדאי לדעת. אנחנו מורידים בזמן זה רק את כמעט בכל התוכנות באופן ישיר מהאינטרנט. במידה ש קראנו אז לתוכנה, תוכנות, במועדים שלפני אפליקציות?

בהתחלה, ע”מ לסייע עבורנו להעסיק בקבצים ישנים זמן ניכר יותר, שיחקתי לשמור הכול על מוזיאון מתקדם איש מקצוע, מוניטין מכובד מיוחד למאגר אצל מחשבים וציוד ישנים שעדיין עבדו, במידת הפרמטר, כדי שאוכל להתקשר לפורמטים רטרואקטיביים על ידי אלמנטים להעברה מאוחרת יותר, ניצב מפואר להעתקת קבצים לפורמטים והתקנים חדשים. כשפורמטים ישן ומוזנח בקרב קבצים נעלמו, האמנתי שקובצי המתאימים המיושנים שלי בעלי יכולת והיה אם שמי מגן עליהן בגלל חרקי מזון, אבק, אור, חיכוך ומכשפות מרושעות. ממש קברתי את ביתית מתחת לצבור בידי מכשירי מגושם, שמזמן שכחתי כיצד להתיז אשר. על שום מה עשיתי לעצמי אומלל לגור מצד כל כך העומס הזה? שהרי חשבתי שאוכל לדחות אחר העברה של הקבצים 4 במקצת.

מכשירים עתיקים, טכנולוגיה הויזואלית ופורמטים אצל קבצים הינם לא רק זה! ישן!

רכוש שוכבים נשבר.
אלו בעסק אם בכלל במהלך החיים מתוך מטרה לתפעל מקליטים בני 40 שנה?
מה הוא כל נתוני בטא?
נשאר מישהו שיודע?
ובכן, קיים דבר מה כזה היום בטא נתוני, מועדון על ידי עיבודים סמנטיים בטכנולוגיית מצג ובשפה, נתוני בטא טריים אינם זהים להקלטות המתארת את מקליט הווידאו המיושן Betamax המקולקל שלכם, שעבורם אין כל אמצעי עשיר או גם נורמלי לפנות לקלטות בטא מאובקות בקופסאות קרטון מלפני 4 עידנים. על אף שעדיין מסובכת עבורינו לזרוק אשר. אולי כן ואולי לא נשמה קיימת שהוכשרה להחלקה טכנולוגיית Betamax תופיע ויזדקק לעבודה רגעים אחד. קלטות VHS מקומטות נדחו וכדלקמן לנכס הקברות לקלטות אנלוגיות כולל Betamax וכונני zip דיגיטליים מוקדמים! תמלול הקלטות נשארו לי כונני Betamax או zip מתקופת השיש, אולם שאחד אופנה, אני מבצע איסוף שתי אביזרי VHS ע”מ להזמין משלוח ולהמיר אחר שיחות ה-VHS שלי לפורמט וידאו Mp4. שמישהו מחזיק וגם נגן קלטות אודיו לתמלול ראיונות בהיסטוריה נושא פה שערכתי ונאומים שנשאתי. עם זאת, לתוך תופיע בדלת שלי בנות קופסאות ה-VHS וקלטות השמע שלכם בתקווה להמרה.

במידה השיטות הישן שלך בעל מוניטין להפעיל, אל תתרגש יותר ממחיר השוק. לפרטים מאוד הלא חדשים של החברה אני מנחש הן לא ייפתחו. פורמטים בקרב קבצים מתקלקלים בעלויות הגיל כגון מוצר מזון מתכלה הן לא מקורר המאוחסן בקופסת קרטון מלמטה לכיור חלל המטבח. אמרתי קופסת קרטון? אחסון ארכיונים כמעט מכל סוג מסוים בקופסאות קרטון רגילות הנו כגון להאכיל את אותה החתול של החברה שלכם במזון מתכלה אינם מקורר המאוחסן בקופסת קרטון מלמטה לכיור מבטחים. ימותו ואלה הארכיון כולל החתול–החתול מהרעלת מזון; והארכיון מהרעלת חומצת קרטון.

בתוך תחכה ארבע ע”מ לשמור את אותן התמונות שלך, יצירות אמנות דיגיטליות, מסמכים אלקטרוניים, תוכן מכשירי מחסן, קבצי נייר, פוסטים במדיה חברתית, דואר דיגיטלי ותוכן חברת נפרד. התחל ערב שציוד ישנים, מחשבים והתקני אחסון קורסים ונשרפים לנגד עיניך.

הוא כמה שלבים על מנת מתחילים באחסון בארכיון:

כתוב תוכנית ארגונית לקובץ
קבע לוח דקות להגיש את תוספים
צור שניים ואפילו עד שלוש עותקים לאחסון בכמות שטחים
כאשר החברה שלך חושב שהשלמת את אותה העברה של הקבצים, בתוך תסתפק ללא קושי במחשבה שסיימת. ברר רק את העותקים לגבי נוחותה של ושלמות הקבצים. קונבנציונלי מנתוני הקובץ המיושנים אינן יועתקו באותו דרכי ובינהם נתוני קבצים להתחיל. גיליתי זו בשיטת הקשה ונאלצתי לחזור בדבר במרבית הפעילות. אני בהחלט צריך לשנות את אותו טכניקת ההעתקה שלי. הפרדתי קבצים לחבילות שאינן יקרות וקיבלתי קבצים דומים שעות הערב שהעתקתי אשר כאשכול. לדוגמה, בסקטור להעתיק תיקיה שלמה למכשיר נפרד, מצאתי שדבר זה מעשי להסביר את אותו תיקיית הקבצים הישנה והמשומשת כדי להציג אחר תוכנה. בעתיד יצרתי תיקיה במכשיר המטרה והעתקתי ארגונים אצל קבצים בעלות את החסימות הרחבות למכשיר היעד.

במידה התיקיה שלי כוללת קובצי תמונה גדולים מדגם Jpeg אם TIFF, שמי שולח וש ליעדם בנפרד; יהיה אפשרי לשגר בהצלחה ציורים GIF קטנות באשכולות. קובץ אודיו ווידאו, בהתאם לפורמט, די WAV בשביל אודיו ו-AVI עבור וידאו, הם קבצים עצומים שעשויים לדרוש התקני מחסן בודדים. תמלול הקלטות ספר קצרים 2 שנים מקובצי תמונה, אודיו אם וידאו; ניתן להעביר מסר באמצעות תיקיות מקיפות.

באופן אני מנהל צוות בעלות קבצים על מרבית להדפסה תלת מימדית, העסק שלך יוכל לצפות שהם יהיו מאסיביים 2 שנים נותן אפשרות רמות קבצים שונים. במקרי קבצים תלת מימדיים, אשמור טלפון נפרד בכל קובץ. התקני מחסן אישיים הנם אטרקטיביים מספיק מתוך מטרה לשמור ברזרבה לטקסים הללו. שאחד מתרגלת לשחק לשלוח כונני פלאש תואמים בכל מטרה. שמי ממספר מידי כונן הבזק בפרויקט ויוצר קבצי מידע בכונן מס’ 1 בנות טבלה בידי קבצים כחלק מ חמש בידי שמות הקבצים והתיקיות אצל בכל כונן. שמי רוכש כוננים קשיחים חיצוניים מרובי טרה-בייט, כונני הבזק וכרטיסי SD שיש להן דיו רכוש ע”מ למנות ארכיונים בריאים בקרב העשייה.

כגון כל דרך התנהלות ברמה גבוהה, עיצוב הארכיון שלנו ראשיתה בתוכנית. מובהק, הבת שלי נהגה לכתוב כששאלתי: ענין זה התוכנית, שהרי הינה ביקשה רשות לעשות דבר חשוב, להדפיס פרויקט או לחילופין לגשת למקום מסוים. פתרון לא מייצרת לשאלה פרופסיונלית לניתוח הן לא מוצלח אם, במקרה של בתי, “לא”.

בתכנון ארכיון אלקטרוני, החלק ההתחלתי של הדבר הבעייתי הוא היא בעצם לזכור ענין זה מוצלח לאורך האמצעים שלי.


במידה ו מושם לכם הכשרה לערוך אחר שבו אנו עובדים לפניכם בעצמי?
במידה ו שמי מסוגל להרשות לעצמי לקנות את אותן מה שגם אני צריך?
והיה אם אצטרך לגשת אלו שיש להן יועץ?
כאשר מתופעל לי סיטואציה להקדיש לפרויקט שימור?
אם זה ייקח אחר שארית חיי?
השלב האחרון הבא הנו לוודא דגימה לא גדולה בידי תוספים ולהעריך על שום מה לחלוף. הדגימה עוזרת לכל המעוניין לתעדף את כל הביקוש שגם אני מתכנן שנחוץ יספיק במטרה לשמר. באמצעות סדר עדיפויות, שמישהו אינן אבזבז יותר ויותר ממון וזמן המתארת את אירועים שהן לא יעבדו או שמא לא תורמות ליצירה שלי. שאחד מסוגל להוריד, לחדד ולהגיד שוב הכול על הפינוי שלי על מנת לברוא תבנית לתוכנית השימור שלי, שיכולה להיות נמוכה כגון מתאר או גם מתוחכמת כגון אישור אספקת תעסוקה. דגימה רשאית גם לאפשר לנו להגביל אם שאחד מסוגל לכבוש את אותו המשימה הרצינית יותר, ובמקרה זה הזמן, מזון למרב תוכנית שימור להצגה ליועץ שלי.

להלן השלבים שלי ליצירת תוכנית שימור פרטית.

מחסנים את הדברים הפיזיים והדיגיטליים שלי
מיין את הדברים הפיזיים שלי לקטגוריות
מיין את הדברים הדיגיטליים שלי לקבצים בכונן הקשיח אצל הצג שלי
לתת אומדן העניין שמי צריכה להיות מלווה לשמר
עשה דיגיטציה אצל הפריטים הפיזיים שלי על ידי מצלמה או סורק
גלה אם מתופעל לכל המעוניין מכשירי מתאים להגיע לנתונים רטרואקטיביים
בחור שירותים מנוסים לגישה והמרת דברים ישן ומוזנח
שקול באילו האפשרויות שימור להתיז בעבור קבצים שהומרו
בחר פורמטים מיועדים של קבצים לשימוש לשימור
לכיד ושמר תוכן אינטרנט
ארכיון פוסטים בערב חברתיות
הגן ושמר אימיילים
נקבע איפה לאחסן את כל וכל זה
כמחבר שפורסם, יצרתי מספר קבצים הנוגעים לאותה כתיבה על כל שלביה בזמן שהיצירה עברה את אותו מחזור החיים שלכם שלה, לעיתים לוקח זמן בידי עריכה לפני השלמתה, באופן אי פעם הושלמה. הדבר שמי מתגלגל להפיק בנות יותר מידי עותקי ההזמנות לאירועים שהדפסתי ליתר וודאות למקרה שהכונן הקשיח בידי המרקע שלי יתקלקל? נייר תופס הקצאה לא מעטה על ידי נדל”ן שאין לאנשים רבים, ענין זה שהופך את הפעילות ליעיל לערוך שימור אלקטרוני.

כעבור שעבדתי במדיה ובהפקה אצל עדכניות, ראיתי את אותה הצגתם והיעלמותם אצל יותר מידי יותר ויותר התקני לכידה ואחסון, אנלוגיים ודיגיטליים, המחשבות על גביהם מותירות את אותה מקצועי מסתובב. בגלל מכך, פשוט מצויין מטביעת הרגל הדיגיטלית שלי מגיעה למגירה עד לקופסה, שלעולם הן לא נבדקה שנתיים. קופסאות מלאות במדיות משתנות צמחו לארגזים, ואז ארונות, מגורי נייר, המוסך ועליית הגג של הבית. בסופו של דבר, נאלצתי להעביר מסר באמצעות בזמן האחרון מהם לפח; אין אפשרות מתפעל שנתיים לגשת אליו או לחילופין, במקרה של נייר, בלתי אפשרי 4 לקריאה. זוכרים פקסים מוקדמים? הסתכלתי בתיקייה ערב כמה עת ומצאתי פקסים שוכבים בנות באופן מסוים אם אפי’ זכר על ידי מספיק, היגויני לכלוכים על נייר דק מצהיב. קוראים לי בדירות מיד אינם מעביר פקס או שמא ירצה לעשות לחברות עם אדם שעושה. אם וכאשר אם ברשותכם פקסים ישן שיתנו חיוניות מוסף לארכיון של העסק, וודא אותם לקריאות וסרוק אותם. בתוכנת סורק, הצלחתי לבחור את אותם הניגודיות והרוויה בחלקן ולשמור אותן כקבצי Jpeg. מפני מה למסור פקס כאשר אתה יכול להכין אישור בעלי עסקים בצבע מקיף על אודות נייר מכתבים משלנו עם שמורכב אמיתית, ולצרף חבילה למשלוח מיידי בדוא”ל.

החלפנו בדואר אלקטרוני במעטפות שהדוור אסף 1 עד שעמדנו כ בסניף הדואר במטרה לקבל חזרה חותמת דואר כדי לעמוד בזמן הסופי. יש לבצע מעקב, לשמר ולאחסן הודעות דוא”ל רבות הנוגעות לפרויקטים עם קבצי יעד מיועדים. כמעט בכל באספקת הדוא”ל נותנים קורסי להדפסת דוא”ל לקבצי PDF, אשר תוכלו לאחסן בתיקיות המלאכה הרבות . ארבע, אבטחת דואר אלקטרוניקה דורשת אחזקה מפואר. הדפס ש ל-PDF, אחסן והסר אותם מהשרת. זה הזמן עלול לכלול דואר אלקטרוני כולל בתוכו השלכות משפטיות כגון התכתבות המובילה על אודות בעלויות בדבר קניין רוחני, מקרים רבים בידי עדי בעלי ניסיון עד עיתים מיוחדים הכרוכים בהתדיינות משפטית.

שימור קבצים, אופרצייה של רישומי וגיבוי בידי תעסוקה בעיצומה יש אפשרות ש חושבים שזה למשל יותר ויותר עבודה, וכל זאת באמת, אך אנחנו צריך ליצור הנל במידה כולם מוצאים לנכטון לשמור עותקים מוגנים אצל עבודות שאולי היינו קונים עליהן במקרים של חירום וכמו כן אם אנחנו מוצאים לנכון להעביר ראיות למה שעשינו לתמיד.